Zoals we al hebben gezien is het CMS altijd een nauwe samenwerking tussen verschillende bouwstenen:

• Het back-end: de applicatie die ervoor zorgt dat mensen een site kunnen bouwen en vullen, indien mogelijk zonder dat zij hiervoor specialistische kennis nodig hebben;
• De opslag:waar de informatie op en over de site wordt opgeslagen. Meestal is dat een database, maar er zijn ook andere mogelijkheden;
• De logica: complexe systemen kunnen documenten die door medewerkers zijn ingevoerd eerst nog ter goedkeuring voorleggen aan een redacteur, zodat er geen foutieve informatie op het web kan komen. Ook kan verouderde informatie automatisch van de site worden verwijderd of op een andere plaats worden neergezet;
• De webserver: de applicatie die ervoor zorgt dat de bezoeker de informatie op zijn scherm krijgt. Overigens is de term CMS natuurlijk breed genoeg om als front-end ook andere servers te kunnen gebruiken. Er zijn al systemen die hun output aan bijvoorbeeld Teletekst-pagina's leveren...

Er zijn letterlijk honderden verschillende systemen te vinden die allemaal in meer of mindere mate voldoen aan de (ruime) definitie van een CMS. Om te besluiten welke hiervan werkelijk interessant zijn moeten we eerst weten of de systemen aan onze wensen kunnen voldoen. Denk hierbij aan:

• Operating system: welk OS is er nodig om het CMS te draaien ? Draait alles op de server, of is er ook extra software voor alle gebruikers benodigd ?
• Single of multi-user: ondersteunt het systeem meerdere gebruikers en kunnen delen voor gebruikers afschermd worden? Kan ik dit ook aansluiten op mijn huidige gebruikers-authenticatie? Hoe is het beveiligd? Kan ik partners van buiten de organisatie (via internet) toegang geven ?
• Authenticatie: kunnen we er ook beveiligde (delen van) websites (intranet of extranet) mee opzetten en beheren ?
• Workflow ondersteuning: als een gebruiker een artikel voor op de site heeft geschreven, bestaat er dan de mogelijkheid dat dit artikel eerst nog langs een of meerdere redacteuren wordt verzonden ter goedkeuring ?
• Branding/Syndication: is het mogelijk dezelfde content (een artikel of reeks van artikelen) op diverse sites te tonen met verschillende layout? Denk bijvoorbeeld aan regionale kranten die voor een belangrijk deel dezelfde landelijke artikelen plaatsen.
• Progammeerbaarheid: kan het systeem worden voorzien van eigen scripts om de flexibiliteit te vergroten? Bij voorkeur in een taal die algemeen gebruikt wordt (bijvoorbeeld Perl, PHP, ASP) zodat het personeel niet weer op cursus moet?
• Snelheid en schaalbaarheid: kan het systeem de bezoekers die op de site verwacht worden aan, kan het eventueel verdeeld worden over meerdere servers?
• Gebruik van open standaarden: Gebruikt het systeem open standaarden zoals XML, DAV enzovoorts? Dit kan nuttig zijn bij integratie met andere systemen in de organisatie.
• Kosten: wat kost het systeem? Denk niet alleen aan de aanschaf maar ook aan onderhoud, jaarlijkse upgrades en eventueel opleidingen van betrokken personeelsleden.

Met al deze mogelijkheden en meer is het natuurlijk niet meer eenvoudig een overzicht te houden van de spelers in deze markt. Bovendien hebben webdesign-bureau's en grote ICT-ers ook snel de neiging om min-of-meer custom systemen voor klanten te bouwen. Dat is soms goedkoper omdat alle overbodige features worden weggelaten en de layoutmogelijkheden vaak beperkt worden uit oogpunt van eenvoud. Het beperkt echter wel direct de doorgroeimogelijkheden.